バーチャルオフィスとは？メリット＆デメリット、おすすめな人までご紹介！

バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスのデメリット
バーチャルオフィスがおすすめな方

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスとは、事業に必要な事務所の機能を「仮想の事務所」として利用できるサービスのことです。事務所として必要な、登記用の住所や電話番号、郵便物の転送や会議室のレンタルなどを、バーチャルオフィスによって様々なサービスを利用することができます。

提供しているサービスは、バーチャルオフィスによって様々ですが、「現実の仕事場としてのオフィスを必要としない」ビジネスは増えており、コロナ渦となってから一層需要を伸ばしています。

バーチャルオフィスのメリット

初期投資を安くすることができる

新しく事務所を借りる場合、敷金や礼金、補償金など、かなりの初期投資が必要になります。他にも、内装工事やオフィス家具、家電などを考えると「思っていたよりもかなりの金額がかかった」ということは少なくありません。

一方バーチャルオフィスはあくまで「仮想」のため、入会金などはかなり安く設定されていることが多いです。そのためイニシャルコストをかなり安く抑えることができます。「売上が落ち着くまではレンタルオフィス」と考えている方も多いです。

都心の「いい住所」が手に入る

一等地にあるバーチャルオフィスを借りることによって、「信頼性の高い住所」をHPや名刺などに記載することができます。実際、この効果は大きく、作業をしている場所は別ななものの、バーチャルオフィスで都心に登記しているという会社は多いです。

しかし、あくまでこれは印象です。「もし住所を調べられたらすぐにバーチャルオフィスだとわかることが多い」ことは抑えておきましょう。様々な会社が同じ住所で登記しているほか、バーチャルオフィスのサービスがヒットすることもあります。（一部WEBに住所を記載する際に、画像で掲載するという規約を設けているサービスもあります）

自宅住所の登記を回避できる

個人事務所や女性など、「できれば自宅で登記したくない」という方は多いです。他にもネットショップなどで特商法情報に記載するために自宅を公開しなければならない場合もあるでしょう。また、自宅でなくとも、実際に別のオフィスを契約しつつ、バーチャルオフィスを契約することも可能です。

このような場合でも、登記が可能なバーチャルオフィスを利用し、自宅以外の住所で法人登記が可能になります。

うまく使えばさらなるコスト削減も

バーチャルオフィスは、契約によって様々なサービスを付帯することが多いです。たとえば「あまり電話がかかってくることはないが、人員はそこに割かなければならない」場合などに、一時対応の契約を結ぶことで、事実上のコスト削減につながるようなこともあります。（金額などはご確認ください）

電話・FAXの転送
電話番号のレンタル
電話のオペレーター対応
郵便物の転送
訪問対応
秘書サービス
住所地に社名を表示する
レンタル会議室
法人登記代行
経理などのサポート

契約までのスピード感

バーチャルオフィスは、オンラインで手続きができる場合や、即日審査が可能である場合など、利用の検討から開始までのスピードがかなり早いです。

実際に賃貸を借りる場合、内見や選定、審査や工事など多くの時間がかかるのに対し、すぐに始めることができるのがバーチャルオフィスのメリットの1つです。

バーチャルオフィスのデメリット

許認可が取れない場合がある

特定の許認可が必要な業種で、個別の占有スペースが必要な業種、設備が必要となるような会社の場合、バーチャルオフィスで認可をとることは困難といえます。

例として、以下のような業種は、バーチャルオフィスのみでの開業は難しいと考えられます。

弁護士
税理士
司法書士
職業紹介
人災派遣
建設業
探偵業
古物商
宅地建物取引業
金融業

など

銀行の法人口座開設が難しい場合がある

バーチャルオフィスは通常のオフィスに比べ、「法人用の銀行口座が作りにくい場合がある」ことは抑えてましょう。過去にバーチャルオフィスにて設立された法人口座が犯罪目的で使用されたことで、金融機関のバーチャルオフィスの審査が厳しくなりました。そのバーチャルオフィスにマイナスイメージがないかは調べておきましょう。

しかしそれはあくまで「可能性」であり、バーチャルオフィスでも法人口座を作ることは可能です。金融機関の信頼を得られるように、様々な準備を行っておきましょう。